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緊急電話連絡網について

                                                             2014年5月版
 緊急電話連絡網は、緊急事態発生時の安否確認や非難情報の伝達を目的に、会員の皆様が、電話を使って情報を伝達することを想定して作られたものです。今回はテスト連絡結果をもとに、固定電話を利用するシステムから主には携帯電話を用いるものに、改訂しております。
 会員の皆様方におかれましては、ご自身が属する緊急連絡網のルートをご確認頂くとともに、使用要領をご理解願い、また、直接連絡される方々との間で連絡先の確認(氏名および携帯電話番号)を頂きたく、何卒宜しくお願い致します。尚、緊急連絡網には“法人会員用”と“個人会員用”の2種類が御座います。

1.緊急電話連絡網の特徴
①情報の伝達:日本人会会長(若しくは同会長が所属する組織の担当者/日本人会担当理事)が情報発信元となり、会員の皆さまにピラミッド型で情報が伝達されます。

②フィードバック:情報が伝わったか、また、正確に伝わっているかを把握するため、伝言ゲームの要領で、法人連絡網では最後に情報を受け取った法人会員が、送信元の担当者へフィードバックするシステムを用いております。個人連絡網では、「個人代表者」や日本人会事務局担当がその元にフィードバックするシステムとしております。

③「個人代表者」:個人連絡網の中では「個人代表者」を設定させて頂いており、1~3人で構成されるグループへ、「個人代表者」からそれぞれ情報を伝達してもらうことと致しております。また、その結果を、情報提供もとの日本人会事務局担当へフィードバックして頂いております。

④情報を止めないで先に送る:一度連絡を取ってみてつかまらない場合には、次につなぐというのが基本です。連絡先が不通の場合は、情報を止めないで、連絡網のルートに沿って、その先の会員に必ず情報をつないで下さい。

⑤誰が情報を持っていないかの確認:情報を伝達出来なかった会員について、その法人/個人会員名をフィードバック時に報告して下さい。

緊急電話連絡網のイメージ
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2.緊急電話連絡網の実施例
ステップ1:日本人会会長(或いはその組織の担当者/日本人会担当理事)から「ABC地区でテロが起きた。緊急事態が進行中で退避等の可能性がある」という情報を発信。

ステップ2-1:日本人会会長等から情報を得た法人会員 A社は、法人会員連絡網に従い、B社およびC社に情報を伝えた。B社は連絡網に沿ってF社へ連絡した。F社は情報が伝わった旨をA社に伝えた。(“フィードバック”)

ステップ2-2::法人会員 A社は、D社に情報を伝えようとしたが、D社は不通のため、A社がD社に代わりG社に情報を伝えた。(“情報を止めないで先に送る”)

ステップ2-3:会長等から情報を得た日本人会事務局のAさんは、個人代表者のBさん、Cさん、Dさんへそれぞれ情報を伝えた。個人代表のBさんは、EさんおよびFさんへ情報を伝達し、Bさんはその旨をAさんへ連絡した(“フィードバック”)。

ステップ2-4:Aさんから情報を伝えられた個人代表のDさんは、Iさんへ情報を伝えようとしたが、Iさんは不通であった。Dさんは、Iさんへの情報伝達が出来なかった旨をAさんへ伝えた(“フィードバック”および“誰が情報を持っていないかの確認”)

ステップ3-1:F社からフィードバックの連絡を受けたA社ですが、F社は「緊急連絡網でXYZ地区でテロが起きた、緊急事態が進行中で退避等の可能性があるという情報が回ってきました。」と報告。情報が間違って伝わっていたので、A社はF社に対して正しい情報を与え、またA社は、グループ内のC社へ正しい情報を伝達した。(フィードバックシステムの利点が発揮されるケース1)

ステップ3-2:個人代表のDさんは、Iさんへの電話が不通であった点に関して、「Iさんは2-3日前からテロの発生したABC地区に旅行で出かけるという話を聞いたのを思い出した」そして、Dさんはその旨Aさんに伝えた。Aさんはその点も含めて会長へ報告した。(フィードバックシステムの利点が発揮されるケース2)

3.連絡先の交換のお願い
 版緊電話急連絡網は、いつどこで使用しなければならないか予測がつきません。従い、会員各位が直接コンタクトすることになる相手とフィードバック先の連絡先(携帯番号、自宅電話番号、勤務先電話番号)を事前に把握して頂く必要があります。
 そのため、連絡網の中で電話のやり取りの必要な会員( 法人・個人)同士で連絡先等を交換頂けますよう何卒宜しくお願い致します。法人会員の場合は、複数名の会員が所属するケースもあるので、最低3名程度は連絡先を開示頂けますようご協力ください。

4.SMSや電子メールによる連絡との違い
 緊急電話連絡網による情報伝達は、基本的には会員の皆さまへ何らかのアクションが求められる緊急事態を想定しております(SMS情報のレベル3程度)。なお、緊急電話連絡網を活用するかどうかは、日本人会会長/日本国大使館/日本人会等により実際の事例から迅速に判断させて頂きます。

カイロ日本人会理事会